Personvernerklæring

Veni AS er et teknologi- og innovasjonsselskap deleid av Smedvig Capital AS og utvikler av tjenesteplattformen Life@Work. Vår personvernerklæring forklarer hvordan vi behandler dine persondata når du bruker tjenesten Life@Work.

Formål

Formålet med Life@Work er å tilby tjenester til brukere av næringsbygg som gir verdi i form av forenkling av og flyt i arbeidsdagen. Life@Work tilbyr en rekke tjenester, slik som booking, publisering, henvendelser, kantine og mat til møter. Tjenesteutvalget utvides stadig. Omfanget av tjenester du som bruker har tilgang til avhenger av antallet tjenester som bygget har tatt i bruk og vil kunne være forskjellig fra sted til sted.

Hvilke data samler vi inn?

Veni AS samler inn følgende data:

• Navn, e-postadresse, telefonnummer, firmatilhørighet og profilbilde (valgfritt).

  
  

  Hvordan samler vi inn data om deg?

  Vi samler kun inn data som du selv oppgir. Dataene innhentes når du:

• Logger på Life@Work for første gang

• Legger til utfyllende informasjon på din profil

• Reserverer et møterom

• Sender inn en henvendelse

  Hva er behandlingsgrunnlaget vårt for å samle inn dataen om deg?

  Vårt behandlingsgrunnlag er vår berettigede interesse i å tilby våre tjenester (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f) og/eller oppfylle avtalen vi har inngått med deg for å levere våre tjenester (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b).

  
  

  Hvordan bruker vi dataene dine?

  Vi samler inn data fra deg slik at vi kan:

• Behandle og tilby deg selvbetjening av reservasjoner

• Behandle og følge opp henvendelsene dine

• Tilby deg muligheten til å skape redaksjonelt innhold

• Vise deg redaksjonell informasjon som er relevant for deg

• Tilby deg selvbetjening for vedlikehold av kontaktinformasjon

  
  

  Life@Work er utviklet med innebygget personvern (såkalt «Privacy by design») som sikrer og minimerer bruken av dataene dine i alle deler av applikasjonen.

  Vi deler ikke dataene dine med andre som ikke har til hensikt å oppfylle tjenestene som tilbys. Data om deg deles derfor kun med følgende tjenester:

• Loop24/LoopBooking (tjeneste for administrasjon av møterom og bookinger):

  Når du reserverer et møterom deles navn, e-postadresse, firma, telefonnummer, tittel på møtet, beskrivelse av møtet.

• Pathwire/MailJet (tjeneste for sending av e-post):

  Når vi sender deg e-post deles e-postadresse og eventuell støttende informasjon (eksempelvis, tittel på møte, ordrebekreftelse, og lignende).

• ONLINECITY.IO/GatewayAPI (tjeneste for sending av SMS):

  Når vi sender deg SMS deles telefonnummer og eventuell støttende informasjon (eksempelvis, tittel på møte, ordrebekreftelse, og lignende).

• CuroTech/FDVweb (tjeneste for oppfølging av driftshenvendelser):

  Når du sender inn en henvendelse av typen driftshenvendelse deles navn, telefonnummer og e-postadresse sammen med saksopplysninger du har oppgitt.

  
  

  Hvordan lagrer vi dataene dine?

  Veni AS lagrer dataene dine sikkert ved bruk av Microsoft Azure sin skytjeneste. Dataene lagres innenfor EU/EØS-området. Vi benytter Azure sine autentiseringsmekansimer for sikker adgang til dataene. Vi benytter kun tredjepartstjenester (presentert ovenfor) som oppfyller krav til GDPR og kan dokumentere dette.

  Veni AS tar vare på dataene dine i 21 dager etter at ansettelsesforholdet ditt er avsluttet eller etter at brukeren din er slettet fra Life@Work. Ved utløp av denne perioden fjernes alle persondata om deg. Ikke-identifiserbar informasjon som du har oppgitt i fritekst-felter beholdes for å dokumentere saksgang og som grunnlag for å forbedre tjenesteytelsene.

  
  

  Hva er dine personvernrettigheter?

  Veni AS tar personvern alvorlig og ønsker å gjøre deg oppmerksom på dine personvernrettigheter. Hver bruker har rett til følgende:

  Rett til adgang – Du har rett til å be oss om kopi av alle dine registrerte persondata.

  Rett til retting – Du har rett til å be om at vi korrigerer informasjon om deg som enten ikke er korrekt eller er mangelfull.

  Rett til sletting – Du har rett til å be oss slette dine persondata. I Life@Work finnes det selvbetjeningsmulighet for sletting av persondata. Der hvor loven tilsier det, vil vi beholde persondataene dine i henhold til dette.

  Rett til begrenset databehandling – Du har rett til å be om at vi begrenser behandlingen av dine persondata. I Life@Work har derfor utviklet alle tjenester ved å følge prinsippene om innebygget personvern («Privacy by design»). Dette gjør at vi kun benytter de deler av dataene om deg som til enhver tid er nødvendig for å tilby deg tjenesten og i størst mulig grad anonymiserer persondata.

  Rett til å motsette seg behandling – Du har rett til å motsette deg behandling av data om deg. Ved å utøve denne retten er det ikke mulig for oss å tilby deg tjenestene i Life@Work og vi vil da assistere deg i å slette brukeren din. Dette kan også gjøre selv gjennom løsningens selvbetjeningsfunksjonalitet.

  Rett til flytting av data – Du har rett til å be om at vi overfører dataene dine til en annen organisasjon eller direkte til deg.

  Dersom du ønsker å utøve en av disse rettighetene anbefaler vi at du benytter deg av selvbetjeningsmulighetene som er tilgjengelig på din Life@Work-profil. Dersom du behøver assistanse til å utøve rettigheten kan du ta kontakt med oss på følgende måter:

  Web: https://support.veni.no Telefon: +47 955 55 955

  
  

  Informasjonskapsler (cookies)

  Life@Work benytter informasjonskapsler (cookies). Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Vi behandler personopplysninger på grunnlag av samtykke som kreves i henhold til ekomloven § 2-7b, og en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Vi har vurdert det slik at det er nødvendig for oss å lagre informasjonskapsler for å være i stand til å tilby en sikker og stabil tjeneste, samt tilpasse tjenesten i henhold til faktisk bruk.

  For mer informasjon, besøk https://www.datatilsynet.no/personvern-pa-ulike-omrader/internett-og-apper/cookies/.

  
  

  Hvordan bruker vi informasjonskapsler?

  Life@Work bruker i dag informasjonskapsler til følgende formål:

• For å tilby sikker innlogging.

• For at tjenestene våre skal fungere.

• For innsikt i tjenestenes stabilitet og ytelse.

• For generell statistikk om hvordan tjenestene brukes og kartlegge forbedringspotensial.

  Informasjonskapsler som er knyttet til sikkerhet og til at tjenestene våre skal fungere har vi vurdert som nødvendige. Det foreligger på denne bakgrunn en berettiget interesse, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, og de lagres derfor uten foregående samtykke. Informasjonskapslene er kryptert og persondata kan derfor ikke leses av i klartekst.

  Informasjonskapsler som er knyttet til analyse av stabilitet, ytelse og generell statistikk har vi også gjennom en interessevurdering, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, vurdert som nødvendige for vår evne til å tilby deg tjenester som svarer til forventninger. Disse informasjonskapslene samler kun inn anonymiserte data og det er ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson. Dette gjelder informasjonskapsler knyttet til:

• Google Analytics. Samler anonymisert statistikk om hvordan tjenesten brukes.

• Application Insights. Samler anonymisert informasjon om hvordan tjenesten teknisk oppfører seg og muliggjør feilsøking og tidlig feilretting.

Hvordan styre bruken av informasjonskapsler?

Du kan styre bruken av informasjonskapsler gjennom innstillingene i nettleseren din. Der kan du velge å ikke tillate lagring av informasjonskapsler. Velger du å ikke tillate lagring av informasjonskapsler vil det ikke være mulig for oss å tilby deg tjenestene i Life@Work.

Personvernregler for andre nettsteder

Life@Work inneholder linker til andre nettsider. Personvernerklæringen vår gjelder kun bruk av Life@Work. Dette betyr at dersom du klikker på en link til en annen nettside så bør du lese igjennom personvernerklæringen deres.

Endringer i personvernerklæringen vår

Veni AS sin personvernerklæring gjennomgås regelmessig. Denne personvernerklæring ble sist oppdatert 22. september, 2021.

Hvordan ta kontakt med oss

Vennligst ta kontakt med oss dersom du har spørsmål om vår personvernerklæring, data vi har om deg, eller dersom du ønsker å utøve en av dine personvernrettigheter.

Ta kontakt via web: https://support.veni.no Ta kontakt via telefon: +47 955 55 955

Hvordan kontakte riktig myndighet

Ønsker du å rapportere en klage, eller hvis du føler at Veni AS ikke har adressert din bekymring på en tilfredsstillende måte, kan du kontakte Datatilsynet ved å følge instruksjonene på deres nettside: https://www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/kontakt-oss/hvordan-kan-jeg-klage-til-datatilsynet/